Att anpassa och planera sin IT

11.03.2018

En stor del av vardagen...

IT är den stor del av vardagen för både privatpersoner och företag. Det finns exakt överallt - i vår kommunikation, i våra affärssystem och i vår vardag. Teknologi ska bara funka som det är menat, men riktigt så enkelt är det inte. Oftast, nästan i alla fall, står någon för mängder av planering och hantering för att just ditt IT-system ska fungera som du vill. Även om du själv endast är användaren så finns det alltid någon bakom kulisserna - någon som har planerat och styrt upp hela systemet för att det ska fungera som smärtfritt som möjligt. 

För sakens skull ska vi se det ur denna personens synvinkel - hur han/hon anpassar och planerar, och varför - för att få en djupare förståelse i hur viktigt det faktiskt är.

Något vi kan säga med säkerhet - han planerar. Att planera är en av de viktigaste faktorerna för att lyckas med ett IT-projekt. Planering berör allt som har med projektet att göra - det kan vara antalet anställda eller vad man ska ha till fika för alla avstämningsmöten. Planering är helt enkelt A och O. En bra start kan vara att se hur den nuvarande situationen ser ut - hur många anställda finns det? Hur många behöver vi? Vad har vi för resurser? Vilka typer av system kommer att krävas? Ju fler frågor man kan svara på desto bättre är det - det leder till att enklare fastställa en korrekt planering inför framtida planer.

Planera för att förebygga

Innan vi går vidare så kanske du undrar varför planering är relevant - det kanske säger sig självt, men det är så oerhört viktigt. Planering görs i först hand för att förebygga. Det kan vara allt ifrån misstag till missberäkningar. Det kan uppstå oväntade händelser, budgeten kan ta slut eller en anställd hoppar av mitt i ett projekt. Poängen är att vad som helst kan hända, och ju mer förberedd du är, desto lättare kommer det vara att förebygga eller att hantera på ett bra sätt.

Vi har arbetat med många olika typer av IT-projekt, och inget är det andra likt. Det uppstår alltid olika händelser runt varje projekt, och bara för att två olika projekt berör samma ämne så behöver det inte alls betyda att de kommer följa samma process - därför är det viktigt att planera inför varje individuellt projekt. Utgå ifrån de individuella förutsättningarna för att uppnå det bästa resultatet i slutet.

Våga förändra

Det låter som en klyscha - men förändring är oundvikligt. Vare sig det gäller IT-projekt på er organisation som endast sträcker sig över veckor, eller år, så kommer det behöva göras förändringar. Det finns många exempel; de interna förhållandena på arbetet kan vara en. Kommer ni att nyanställa? Kommer det ske en expansion? Nya kunder? Ny lokal? Det finns massor med händelser, och var och en av dem kan kräva förändringar i IT-strukturen för att fungera på bästa möjliga sätt. Även om det är en kostnad i både tid och pengar att anpassa ett IT-system så kommer det att vara värt det i slutändan - det kommer vara mer anpassat för den nuvarande situationen i organisationen och förmodligen underlätta för alla som använder det.

Tekniken är det som utvecklas snabbast i hela världen 

Det finns också yttre faktorer som kan locka till förändring, eller anpassning av IT-strukturen i en organisation. Tekniken är det som utvecklas snabbast i hela världen - den digitala utveckling går snabbare än någon annan marknad, vilket innebär att dagens aktuella IT-komponenter kan vara passé redan imorgon, och kräva uppdateringar för att fungera så bra som möjligt. Positivt är dock att det är sällan sådana stora förändringar sker. Något som är desto vanligare är livstiden för teknik, den kan vara förhållandevis kort vilket kan påverka en organisations IT-system. Då krävs det att byta ut de komponenter som inte längre fungerar - en av de stora nackdelarna med teknologi. Poängen är att inte vara rädd att även i detta fallet våga se över den aktuella situationen och anpassa därefter. Planering och anpassning är nyckeln till ett bra IT-system, och även om det kan leda till mer jobb som kommer det i slutändan att vara värt det - vi lovar.